19 октября прошел очередной семинар для членов MCFO Association и Административных директоров. Встреча была посвящена теме «Реконструкция офисных помещений».
На семинаре своим опытом поделились Алексей Кандидов управляющий инфраструктурой Microsoft по Центральной и Восточной Европе, Андрей Хазов управляющий директор компании Fort Project и Татьяна Борисова, директор по развитию проектов Abiroy. Семинар состоялся в шоу-руме CONCEPT.
Видеозапись семинара доступна по ссылке
Тема реновации офисов актуальна, как никогда прежде, — развитие технологий , смена управленческих парадигм требуют обновления рабочих пространств. Участники семинара узнали, как реконструировать действующий офис и сделать это с оптимальным бюджетом и максимальным комфортом для сотрудников, как провести реновацию офиса, когда и зачем офису нужно обновление.
Алексей Кандидов детально осветил проект реконструкции офиса Microsoft в Москве: процесс удалось организовать таким образом, что офис продолжал работу. Результатом реконструкции стало обновленное рабочее пространство с актуальным дизайном и современными планировками, в которых существенно увеличилось количество переговорных комнат.
Для подготовки персонала компания Microsoft привлекала к проекту иностранных консультантов, которые сопровождали команду проекта во всех коммуникациях по внедрению изменений. Главным в реализации проекта по реконструкции офиса стало создание команды проекта, распределение обязанностей внутри команды. Отдельно проводилась работа с высшим руководством компании — создан Управляющий комитет, получающий регулярные отчеты о прохождении проекта.
Алексей Кандидов отметил, что вовлечение сотрудников должно проводиться на раннем этапе, акклиматизация и движение должны быть поэтапными, с обязательной навигация в новом офисе.
Среди причин реновации рабочего пространства Андрей Хазов назвал переезд в офис с отделкой, моральное и физическое устаревание офиса, изменение площадей, необходимость перепланировки под новые нужды бизнеса и экономию арендных площадей за счет перехода на незакрепленные рабочие места. Успех реконструкции, по его словам, во многом зависит от грамотного технического задания, в котором нужно определить необходимость полной либо частичной замены отделочных материалов, количество рабочих мест по зонам и количества подключений рабочих мест. Среди сложностей реконструкции эксперты выделили необходимость корректировать бюджет и состав работ по результатам обследования инженерных систем — они могут требовать полной и частичной замены, что значительно влияет на смету и может увеличить сроки реализации проекта.
Реконструкция офиса — оптимальное время для проведения мотивационных сессий и тренингов для персонала по внедрению изменений. Татьяна Борисова поделилась результатами исследований настроений, состояния, уровня мотивации и сознательных блоков, ощущаемых и выстраиваемых сотрудниками в ситуациях, когда офис компании проходит через фазу обновления. Речь идёт о взаимодействии руководства, проектной команды, менеджеров изменений и самих сотрудников, и открытости всех членов команды и сотрудников компании проходящим изменениям. Бизнес-задачи компании и ее руководства — основной триггер для выстраивания программа специальных активаторов.